Der Klassiker vor Gericht und in der Honorardiskussion: Der Unternehmer sagt, er habe den geänderten Plan nie erhalten. Das Büro ist sicher, ihn verschickt zu haben — per E-Mail, irgendwann im März. Der Anhang ist auffindbar, die Zustellung nicht. Und ob die Datei im Anhang wirklich die Fassung mit der Änderung war, lässt sich Monate später kaum noch beweisen.
E-Mail-Versand dokumentiert bestenfalls das Absenden. Ob eine Nachricht ankam, geöffnet wurde und ob der Empfänger die Datei tatsächlich abgerufen hat, bleibt offen. Serverordner und Cloud-Freigaben sind noch schwächer: Dort lässt sich meist nicht einmal sagen, welche Fassung zum fraglichen Zeitpunkt im Ordner lag — Dateien werden überschrieben, Historie gibt es keine.
Drei Dinge: Erstens eine unveränderliche Fassungshistorie — jede Planfassung bleibt als eigener Index erhalten, nichts wird überschrieben. Zweitens einen personenbezogenen Zustell- und Abrufnachweis — wer wurde wann beliefert, wer hat wann geöffnet und heruntergeladen. Drittens Manipulationssicherheit — das Protokoll selbst muss so gebaut sein, dass nachträgliche Änderungen auffallen würden.
Genau so ist Archistent konstruiert: Jede Aktion landet mit Zeitstempel und fortlaufender Nummer im Projekt-Log, die Einträge sind über eine SHA-256-Hash-Kette verkettet, und jede Datei trägt eine Prüfsumme. Der Versand erzeugt für jeden Empfänger einen eigenen Nachweis — auch für Empfänger ganz ohne Konto.
Der größte Gewinn zeigt sich vor dem Streitfall: Wenn alle Beteiligten wissen, dass Übergaben belegt sind, verschwinden die „habe ich nie bekommen"-Diskussionen von selbst. Der Projektraum wird zum gemeinsamen Bezugspunkt — zum kleinsten gemeinsamen Nenner.