Jon Steinfeld, Hertzstraße 16A, 76187 Karlsruhe, Deutschland · E-Mail: hello@archistent.com · Telefon: +49 (0)721 909 8710
Archistent ist ein Projektraum für Bauprojekte, über den Pläne, Protokolle und Dokumente nachweissicher verteilt, freigegeben und dokumentiert werden. Der Dienst richtet sich an Unternehmen (B2B). Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Bereitstellung genau dieser Funktionen.
Kontodaten (Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, optional Firma, Telefon, Adresse): zur Bereitstellung Ihres Zugangs — Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. Nutzungsverhältnis). Zusätzlich halten wir fest, welcher Fassung der AGB Sie bei der Registrierung zugestimmt haben, samt Zeitpunkt — dies dient dem Nachweis des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO).
Projekt- und Beteiligtendaten (Projektinhalte, hochgeladene Dateien, Beteiligtenlisten mit Name, Firma und E-Mail, Rollen und Berechtigungen): zur Durchführung der Projektzusammenarbeit — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Beteiligtendaten, die ein Projektverantwortlicher einträgt, ist dieser für die Rechtmäßigkeit der Weitergabe mitverantwortlich.
Nachweisdaten (Projekt-Log): Archistent protokolliert projektbezogene Ereignisse — z. B. wer wann einen Plan hochgeladen, versendet, freigegeben, eine Einladung angenommen oder eine zugestellte Datei geöffnet und heruntergeladen hat (inkl. Zeitpunkt). Diese Protokollierung ist Kernfunktion des Dienstes (nachweissichere Zustellung) — Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Projektbeteiligten an beweisbarer Zustellung). Die Nachweise sind bewusst unveränderlich und werden für die Dauer des Projekts aufbewahrt.
E-Mail-Versand (Einladungen, Zustell-Aufforderungen, Freigabe-Anfragen, optionale tägliche Zusammenfassungen): Verarbeitung von E-Mail-Adresse und Zustellstatus über Scaleway Transactional Email (Frankreich). Die Taktung der Zusammenfassungen kann je Projekt eingestellt oder abgeschaltet werden; Zustell- und Einladungs-Mails sind funktionsnotwendig.
Server-Logs (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse): zur Absicherung des Betriebs (u. a. Schutz vor Missbrauch, Fehlerdiagnose, Ratenbegrenzung) — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; die Logs werden automatisch rotiert und dabei fortlaufend überschrieben (kurze Aufbewahrung).
Projekt-KI („Frag Archistent“, ab Paket Pro): Stellen Sie eine Frage zu einem Projekt, werden Ihre Frage und ausschließlich diejenigen Textausschnitte aus Projektunterlagen, die Sie ohnehin selbst öffnen dürfen, an die Generative APIs von Scaleway in Frankreich übermittelt und dort verarbeitet — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Es werden keine vollständigen Dateien, keine Unterlagen anderer Projekte und keine Daten anderer Kunden übermittelt. Eine Verwendung zum Training von KI-Modellen findet nicht statt. Die Verarbeitung erfolgt vollständig innerhalb der EU.
Zahlungsabwicklung: Bei Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs werden Bestands- und Abrechnungsdaten des Kontoinhabers (Name, E-Mail, Rechnungsanschrift, Tarif, Zahlungsstatus) über Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) verarbeitet — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zahlungsdaten wie Kartennummern erreichen unsere Systeme nicht; sie werden ausschließlich bei Stripe erhoben. Eine Übermittlung an die US-Muttergesellschaft Stripe, Inc. ist möglich (siehe Abschnitt 6).
Fehlerdiagnose: Tritt in der Anwendung ein technischer Fehler auf, werden technische Fehlerdaten (Fehlermeldung, betroffene Programmzeile, Browser-Typ, aufgerufene Seite — keine Projektinhalte, keine Passwörter) an Sentry (Functional Software, Inc.) übermittelt und dort auf Servern in der EU (Frankfurt) gespeichert — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (stabiler und sicherer Betrieb). Mit Sentry besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; Fehlerdaten werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Zur US-Muttergesellschaft siehe Abschnitt 6.
Archistent verwendet ausschließlich ein technisch notwendiges Cookie (Sitzungs-Token zur Anmeldung, httpOnly). Es gibt keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies und keine Einbindung von Drittanbieter-Trackern. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.
Der Dienst wird bei Scaleway SAS (8 rue de la Ville l'Evêque, 75008 Paris, Frankreich) in Rechenzentren in Paris (EU) betrieben — Server, Datenbank, Dateispeicher (jeweils serverseitig verschlüsselt), E-Mail-Versand und die Generative APIs der Projekt-KI. Mit Scaleway besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).
Die vollständige, jeweils aktuelle Liste der eingesetzten Auftragsverarbeiter finden Sie in Anlage 3 der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
Projekt- und Inhaltsdaten (Pläne, Protokolle, Dokumente, Projekt-Log) werden ausschließlich in der Europäischen Union verarbeitet. Eine Übermittlung dieser Daten in Drittländer findet nicht statt.
Für zwei eng begrenzte Hilfsfunktionen setzen wir Dienstleister mit Konzernobergesellschaft in den USA ein: die technische Fehlerdiagnose (Sentry) und die Zahlungsabwicklung (Stripe). Insoweit kann eine Drittlandübermittlung im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO vorliegen. Sie ist abgesichert durch die Zertifizierung der jeweiligen US-Gesellschaften unter dem EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission) sowie ergänzend durch EU-Standardvertragsklauseln. Bei Sentry werden dabei ausschließlich technische Fehlerberichte, bei Stripe ausschließlich Bestands- und Abrechnungsdaten verarbeitet — Projekt- und Inhaltsdaten sind in beiden Fällen ausgeschlossen.
Konto- und Projektdaten werden für die Dauer der Nutzung gespeichert. Wird ein Projekt gelöscht, werden die zugehörigen Daten einschließlich des Nachweis-Logs endgültig entfernt. Nach Vertragsende werden die Daten 30 Tage vorgehalten und anschließend unwiderruflich gelöscht. Datenbank-Sicherungen werden automatisch täglich erstellt und nach 7 Tagen überschrieben; gelöschte Daten verschwinden damit spätestens nach 7 Tagen auch aus den Sicherungen.
Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Kontaktadresse. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, z. B. beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.
Werden Ihre Daten von einem Unternehmen verarbeitet, das Archistent als Projektraum nutzt (etwa weil Sie als Projektbeteiligter eingeladen wurden), ist für diese Verarbeitung das jeweilige Unternehmen verantwortlich. Wir leiten Ihre Anfrage in diesem Fall unverzüglich dorthin weiter.
Ohne die funktionsnotwendigen Daten (insbesondere E-Mail-Adresse und Nachweisprotokollierung) kann der Dienst nicht bereitgestellt werden, da die nachweissichere Zustellung sein Kern ist.
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