Die häufigste Sorge beim Wechsel des Projektraums: „Wir haben laufende Projekte — das können wir uns jetzt nicht leisten." Verständlich, aber meist unbegründet. Denn ein Umstieg muss nicht alles auf einmal umziehen.
Beginnen Sie mit dem nächsten neuen Projekt. Es startet vollständig im neuen Werkzeug, das Team lernt den Arbeitsablauf an einem sauberen Fall, und laufende Projekte bleiben unangetastet. Nach vier bis sechs Wochen wissen Sie, ob das Werkzeug trägt — erst dann lohnt die Frage, welche Bestandsprojekte nachziehen.
Beim Nachziehen gilt: Es muss nicht die komplette Historie mit umziehen. Entscheidend ist der aktuelle, verbindliche Stand jedes Plans — sauber nummeriert als Index 00 im neuen System. Die Alt-Historie bleibt im alten System oder Archiv verfügbar; der Nachweis beginnt im neuen System ab Umzugstag. Archistent unterstützt genau das: Aktuelle Stände lassen sich strukturiert importieren, die Projektstruktur (Phasen, Kategorien, Rollen) kommt aus Vorlagen.
Wer aus einem bestehenden Projektraum wie Planfred wechselt, hat meist einen Datenexport zur Hand. Dessen Struktur ist gut automatisierbar auswertbar — ein Migrationsassistent, der solche Exporte (und klassische Serverordner-Strukturen) direkt einliest, ist bei uns in Arbeit. Bis dahin gilt: Pilot-Umzüge begleiten wir persönlich, Export-Datei genügt.
Erstens: ein neues Projekt komplett im neuen System starten. Zweitens: Beteiligte früh einladen — bei Archistent kostenlos und unbegrenzt, die Hürde ist also niedrig. Drittens: Namenskonventionen einmal festlegen (der Plancode im Dateinamen reicht für die automatische Zuordnung). Viertens: Bestandsprojekte erst nachziehen, wenn das Team im Alltag angekommen ist.